Kilometeradministratie auto van de zaak

Als u een auto van de zaak heeft, krijgt u hiervoor een bijtelling. Als u kunt aantonen dat de auto op jaarbasis minder dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt, blijft de bijtelling achterwege (artikel 13bis lid 1 wet loonbelasting). Woon-werkverkeer geldt voor de berekening van het privegebruik als zakelijk gereden kilometer(s).

Als u minder dan 500 kilometer privé rijdt, kunt u de verklaring geen privégebruik auto downloaden en opsturen naar de Belastingdienst. Uw werkgever hoeft dan geen belasting over de auto van de zaak in te houden en af te dragen.

Het bijhouden van een kilometeradministratie voor de bijtelling kan een hele klus zijn. Het risico dat u een rit vergeet te noteren is ook niet denkbeeldig. Gelukkig bieden de meeste online boekhoudpakketten tegenwoordig een prima mogelijkheid om dit volledig automatisch te doen. Enkele pakketten die wij kunnen aanraden zijn:

Moet een rittenadministratie schriftelijk?

De Hoge Raad heeft op 22 oktober 2010 een uitspraak gedaan in een zaak waarbij de reikwijdte van de tegenbewijsregeling aan de orde was. In de casus ging het om het volgende: de heer X werkt bij een verhuurbedrijf, laten we zeggen Avis. Overdag werden de auto's naar de verschillende locaties gereden. De heer X hield hiervan een kilometeradministratie bij. Van sommige ritten ontbrak het bezochte adres en / of de gereden route. De inspecteur stelde: geen geldige kilometeradministratie, dus bijtelling. Het Gerechtshof Den Haag was het met de inspecteur eens, de administratie voldeed niet aan artikel 3.20 lid 4 Wet IB 2001 (juncto artikel 22 uitvoeringsregeling IB 2001). 

De Hoge Raad was het daar niet mee eens; een bewijs dat niet meer dan 500 kilometer privé is gereden met een auto van de zaak is vormvrij.
Het bewijs hoeft dus niet via een sluitende kilometeradministratie te worden geleverd  (Hoge Raad 22 oktober 2010, rolnummer 10/00484).

Advies over voordelig rijden met de auto van de zaak?

Aandachtspunten en tips kilometerregistratie

1. Ritten tijdens lunchpauze zijn zakelijke ritten. Rechtbank Arnhem 14 juli 2009, rolnummer 08/5324.
2. Als de werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak krijgt, moet de 500 kilometer pro rata worden herrekend over het jaar, derhalve mag u dan minder dan 500 kilometer per jaar privé rijden. Per maand ongeveer 40 kilometer privé is toegestaan.
3. Als u met de ene auto gedurende 10 maanden minder dan 500 kilometer hebt gereden en met de andere auto gedurende 2 maanden meer dan de toegestane 500 kilometer, zult u toch een bijtelling krijgen. U moet dus over het gehele jaar kijken en niet per auto. Rechtbank Haarlem, 20 oktober 2008, rolnummer 08/3410.
4. Als de werknemer achteraf blijkt meer dan 500 kilometer privé te hebben gereden, volgt een naheffingsaanslag. Deze kan aan de werknemer of werkgever worden opgelegd. De werkgever krijgt de aanslag als hij kon of moest weten dat de verklaring onjuist was. De boete is substantieel en kan oplopen tot ruim € 4.000 (normaliter 50% boete). De Belastingdienst kan ervoor kiezen om een naheffingsaanslag bij de werknemer op te leggen.

Rittenadministratie

In een rittenadministratie moeten de volgende data per rit worden opgenomen:

1. Nummer rit; 
2. Datum; 
3. Beginstand kilometerteller;
4. Eindstand kilometerteller;
5. Beginadres; 
6. Eindadres; 
7. Gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke; 
8. Privé / zakelijk.

Ander bewijs dan administratie

U moet aantonen dat u minder dan 500 kilometer privé met een auto heeft gereden. Dit kan via een rittenadministratie, maar dit is niet verplicht. Het is ook mogelijk op een andere manier aan te tonen dat de auto niet of zeer beperkt voor privédoeleinden wordt gebruikt.
U kunt hierbij denken aan een verbod op privégebruik, vastgelegd in een arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement. In een procedure bij het Gerechtshof Arnhem was geen rittenadministratie aanwezig en werd het tegenbewijs geaccepteerd. Hof Arnhem 11 november 2004, rolnummer 04/00041. Hier was het volgende het geval:

1. Werknemer had een privé auto.
2. In de arbeidsovereenkomst stond een verbod om privé te rijden.
3. Er was een handhavingsbeleid van de werkgever.
4. Werknemer had weinig behoefte om privé auto te rijden.
5. Werknemer reed liever in de privé auto.

In een andere uitspraak ging het ook goed (Hof Den Haag 9 november 2005, rolnummer 04/02572). Eigenaren van een autorijschool hadden geen kilometeradministratie en kregen via secundaire argumenten en bewijs toch geen bijtelling. In de procedure komt het volgende aan de orde:

1. Auto's zijn niet prettig om in te rijden, dubbele bediening is niet prettig zitten voor de bijrijder.
2. Auto's staan elke avond bij de zaak.
3. Auto's worden erg intensief gebruikt voor de rijschool.
4. De mannen waren altijd aan het werk, zodat er weinig vrije tijd was.
5. Er waren privé auto’s beschikbaar.
6. Kinderen hebben zelf een auto.

Achteraf administratie maken en kleine afwijkingen

Uit uitspraken van rechters volgt dat u ook achteraf een kilometeradministratie mag opstellen resp. construeren. Bij kleine verschillen mag de inspecteur de administratie niet verwerpen, aldus de Hoge Raad op 25 april 2001 (rolnummer 34.791) en Gerechtshof Den Haag op 9 april 2003 (rolnummer 02/02047).

Onderzoek Belastingdienst naar uw administratie? Vraag advies aan de specialist.

Hoe controleert de Belastingdienst de kilometeradministratie?

De administratie wordt door de Belastingdienst op de volgende wijze gecontroleerd:

1. Tellingen;
2. Logische lijn;
3. Parkeer-app;
4. Tankpas;
5. Agenda;
6. Aansluiting met garagefacturen;
7. Aansluiting met tankbonnen;
8. Aansluiting met flitsautomomenten.

U moet aantonen dat u privé niet met de auto van de zaak hebt gereden. Nu crasht uw computer, verbrandt uw administratie of bent u deze gewoon kwijt. Wat dan? Volgens het Gerechtshof in Den Bosch (uitspraak 22 augustus 2008) bent u dan wel het haasje.

Tip

Maak een back-up van uw kilometeradministratie.