Werkkostenregeling uitleg?

Hoe werkt de werkkostenregeling?

1. Vrije ruimte  1,7% tot 400.000 euro (in 2020 : 3%)
2. Vrije ruimte bove 400.000 euro loonsom 1,2% 
3. Noodzakelijkheidscriterium alleen voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen.
4. Concernregeling.
5. Vrijstelling van branche-eigen producten.
6. Wegnemen onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Vrije ruimte 1,7%  

De vrije ruimte tot een loonsom van 400.000 euro bedraagt 1,7%, deze is in 2020 tijdelijk verhoogd tot 3%

Noodzakelijkheidscriterium alleen voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen

Het noodzakelijkheidscriterium binnen de werkkostenregeling is een soort van open norm. Onder het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingsstelling belastingvrij als deze redelijkerwijs noodzakelijk is voor het werk dat de werknemer doet (voor zijn dienstbetrekking). Een voorbeeld hiervan is dat binnen een belastingadvieskantoor papierloos wordt gewerkt, de werknemers krijgen hiertoe een tablet. De verstrekking van de tablet behoort niet tot het loon en is belastingvrij. Conclusie: alles wat noodzakelijk is voor je werk is belastingvrij. Er zijn echter grenzen.

Jaarlijks afrekensysteem

De belastingplichtige moet nog maar 1 keer per jaar vaststellen of hij voldoet aan de werkkostenregeling, nu is dit nog per loontijdvak (meestal per maand of 4 weken). Als er teveel is ondergebracht in de vrije ruimte, dan mag de werkgever dit in het jaar erna betalen.

Concernregeling

De werkkostenregeling geldt per bedrijf / B.V. Per 2015 geldt de regeling binnen een concern. Van een verbonden lichaam is sprake als er sprake is van een aandelenbelang van tenminste 95%. Een DGA met een holdingstructuur kan hier voordeliger mee uit zijn. Als hij in dienstbetrekking is bij de holding en binnen de werkmaatschappij is nog ruimte binnen de werkkostenregeling, dan kan de DGA hiervan vanaf 2015 gebruik maken.

Vrijstelling van branche-eigen producten

Branche-eigen producten mogen nog steeds fiscaalvriendelijk aan werknemers worden verstrekt. Dit speelt met name bij bedrijven met lage loonsommen (detailhandel).

Wegnemen onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

De basis voor de werkkostenregeling is om vrijwel alle vergoedingen en verstrekkingen onder te brengen in de vrije ruimte van 1,2% (vanaf 2015). Dit is om de eenvoud te bewaren. Er is een uitzondering gemaakt voor zogenaamde gerichte vrijstellingen (meestal dingen / voorzieningen op de werkvloer). In de praktijk is het lastig om te bepalen of een "ding" alleen op de werkplek wordt gebruikt en / of ook thuis of buiten kantoor. Daarnaast is het lastig om de waarde vast te stellen (bijvoorbeeld van consumpties op de werkvloer of fitness binnen het bedrijf). Vanaf 2015 komt er een nieuwe omschrijving van de gerichte vrijstellingen (voor werkplekgerelateerde voorzieningen met een nihilwaardering). Hieronder vallen dan de verstrekte, ter beschikking gestelde of vergoede voorzieningen (reden: administratieve lasten verlichten).