Werkkostenregeling invoeren

Vanaf 2015 moet iedere werkgever de werkkostenregeling invoeren. In dit artikel een eenvoudige en heldere weergave. Sinds 2015 komen vrijwel alle onkostenvergoedingen (in geld en goederen (natura)) te vervallen en krijgt u hiervoor 1 algemene regeling terug, u mag 1,2% van uw totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) belastingvrij aan uw werknemers betalen (op jaarbasis). Bij de bepaling van de vrije ruimte tellen eindheffingsbestanddelen niet mee bij het bepalen van de totale (fiscale) loonsom.

Vrije ruimte is het begin

De vrije ruimte (ad 3) is het begin, een stukje van de taart. De taart kan nog mooier worden gemaakt via de gerichte vrijstellingen / reguliere vrijstellingen (ad 1) of nihil waarderingen (ad 2). 

1. Gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling

De grootste kers op de WKR-taart. Deze zaken kunnen belastingvrij worden vergoed en hebben een specifiek doel. U moet deze zaken wel opnemen in een regeling (eindheffingsbestanddeel).

1. Gereedschappen.
2. Computers en tablets.
3. Mobiele telefoon.
4. Personeelskortingen op branche-eigen producten.
5. Extraterritoriale kortingen.
6. Verhuiskosten voor de dienstbetrekking (maximaal € 7.750 en overbrengen van de inboedel).
7. Maaltijden tijdens overwerken en dienstreizen.
8. Vakliteratuur.
9. Contributies voor beroepsregisters en vakverenigingen.
10. Studie- en opleidingskosten.
11. Outplacementskosten.
12. Cursussen en congressen (seminars).
13. Verblijfskosten i.v.m. uw werk (overnachtingen, eten, etc.).
14. Kilometervergoeding voor privé auto (maximaal € 0,19 per km).

2. Nihilwaarderingen in de werkkostenregeling

De tweede kers op de WKR-taart zijn de zogenaamde nihilwaarderingen. Dit zijn loonelementen die voorlopig nog niet gewaardeerd worden / gezien worden, als loon.

1. Computers op de werkplek.
2. Bedrijfsfitness op de werkplek.
3. Koffie / consumpties op de werkplek.
4. Pensioenregelingen (vrijgestelde aanspraak).
5. Diensttijd uitkeringen bij 25- en 40-jarig jubilea.

3. Vrije ruimte in de werkkostenregeling

Vergoedingen of verstrekkingen die niet belastingvrij kunnen worden gegeven, kan men in de vrije ruimte voor de WKR laten vallen. U moet wel een lijst opstellen waarin de werkgever heeft bepaald welke zaken in de vrije ruimte vallen. Hierbij moet u denken aan:

1. Kerstpakketten.
2. Kleine geschenken.
3. Verhuiskosten (voor deel dat niet onder gerichte vrijstelling valt).
4. Parkeer- en tolgelden (tenzij auto van de zaak).
5. Bedrijfsfitness (niet op de werkplek).
6. Schade door diefstal.
7. Contributies van personeelsverenigingen.
8. Fiets, scooter of elektrische fiets.
9. Huisvesting buiten de woonplaats.
10. Internet en telefoon thuis.
11. Personeelsfeesten en vakanties.
12. Reiskostenvergoeding privé auto (indien meer dan € 0,19 per km).
13. Rentevoordeel op personeelsleningen (tenzij hypotheken).
14. Vaste / variabele kostenvergoedingen.
15. Werkkleding (tenzij deze op het werk blijft en / of echte werkkleding).
16. Voeding, verlichting of verwarming i.v.m. onregelmatige diensten.
17. Representatiekosten.
18. Relatiegeschenken.
19. Bonussen (niet ongebruikelijk hoog).

Gebruikelijkheidstoets binnen de werkkostenregeling

Sommige bedrijven hebben hoge loonsommen (zoals uitzendbureau's en payrollbedrijven). Deze bedrijven zullen de gehele ruimte niet aan de uitzendkrachten willen geven en hiermee wellicht het management en / of de directeur-grootaandeelhouder (DGA) extra willen belonen. Mag dit? Feitelijk is hier niets op tegen, echter we zien nu dat de Staatssecretaris en de Belastingdienst zich hiertegen fel verzetten. De uitkering mag niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Een bonus van € 2.400 vindt de Belastingdienst niet ongebruikelijk ... Waarom? Dat is de grote vraag, immers "ambtenaren" van de ABN AMRO krijgen hogere bonussen (is dit ongebruikelijk? Zo ja, waarom worden deze dan betaald?). De rechter zal hierover in 2015 of 2016 wel veel uitspraken gaan doen.

Vaste vergoeding en werkkostenregeling

Veel werkgevers betalen op dit moment een vaste onkostenvergoeding. Dit kan in principe per 2015 (of eerdere invoering van de WKR) niet meer. Voor de gerichte vrijstellingen (ad 1) en de intermediaire vrijstellingen is het mogelijk om een vaste onkostenvergoeding te betalen aan de werknemers. Ook kunt u de vrije ruimte gebruiken voor een vaste onkostenvergoeding. Er zijn wel voorwaarden, de belangrijkste zijn:

1. U moet de vrijstelling en kostenvergoedingen specificeren en aannemelijk kunnen maken.
2. De opbouw van de kostenvergoeding moet helder worden vastgelegd en gespecificeerd (schriftelijk).
3. Het is verstandig dat de werknemer regelmatig bonnetjes gaat verzamelen (zeg eens per jaar).

Eigen bijdrage werknemers en werkkostenregeling

Als u bijvoorbeeld een lunch op het werk verstrekt, dan kunt u uw werknemers vragen om een eigen bijdrage. Stel dat een lunch € 3,50 kost en de werknemer voldoet hiervoor € 3,00 dan kan de werkgever € 0,50 in de vrije ruimte laten vallen. Als een werknemer meer voldoet dan de kostprijs (in het voorbeeld € 3,50), dan is het meerdere geen negatief loon.

Wat moet de werkgever doen bij de opzet van de WKR ?

De volgende zaken zijn van belang:

1. Wijs de gerichte vrijstellingen aan in een apart formulier.
2. Bespreek de invoering van de werkkostenregeling met uw werknemers.
3. Overleg eventueel met de ondernemingsraad en / of vakbond.
4. Benoem de vrijstellingen binnen de vrije ruimte in een apart formulier.
5. Pas eventueel uw arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement aan.
6. Loop in uw administratie en loonadministratie na welke vergoedingen u nu heeft betaald.
7. Maak aparte grootboekkaarten aan voor de kosten die te maken hebben met de werkkostenregeling.